Evaluering etter «Hans»

Statsforvalterens evalueringsrapport fra uværet «Hans» er ferdig. Les mer om rapporten.

Sør-Aurdal kommune er én av 18 kommuner som deltok i evalueringa. Vi har stilt ordføreren noen spørsmål knyttet til evalueringa og kommunens ROS-analyse og beredskapsplan.

Innspill til Statsforvalterens evaluering

– Hvilke innspill ga kommunen vår, ordfører Marit Hougsrud?

«Jeg er ikke kjent med det spesifikke innholdet i vår tilbakemelding. Men kan jo gi noen synspunkter fra mitt ståsted sett i forhold til de spørsmålene som ble stilt i evalueringen, og som jeg har snakket med SF om.  

På kommunikasjon ut til innbyggere er vi fornøyde med egen innsats. Vi la ut hyppige oppdateringer på hjemmesiden, etter hvert statusmøte i kriseledelsen. Vi opprettet en vakttelefon allerede på mandag den uka, noe som rutet alle henvendelser til ett sted og ikke til oss som satt i kriseledelsen.

Dette fungerte meget bra, og alle henvendelser ble loggført i et skjema i Teams, på denne måten hadde alle i kriseledelsen tilgang til den samme infoen. 

Vi som kommune opplevde at Statsforvalteren (SF) var tilgjengelig og «på» i denne krisen. (I motsetning til forrige krise 🙂)

Noen ganger kan kanskje rapporteringsplikten og møtehyppigheten bli litt i overkant, men vi løste det slik at det var en person som hadde ansvar for kontakten med SF, normalt er det jo hele kriseledelsen som deltar i de beredskapsmøtene. Det var en god løsning, siden vi ser at noe kontakt med SF må vi ha, men det er vanskelig å prioritere dette midt i en krise. 

Vi hadde alle relevante aktører og etater inn i kriseledelsen, og hadde tett og god dialog med dem underveis. Dette gjorde våre statusmøter veldig oversiktlige og effektive. Jeg opplevde det som veldig trygt og godt, og veldig nyttig å ha for eksempel politiet tilstede hele tiden.

Det som var vanskelig, var å ha full oversikt til enhver tid, spesielt på veinettet, der Veisentralen ikke var oppdatert. 

Det vi må bli bedre på, er å huske at folka i kriseledelsen også må hvile. For eksempel så burde varaordfører ha vært innkalt på mandag på oppstartsmøtet, slik at han bli satt litt inn i krisen og i systemene. Da hadde det vært litt lettere for han da han måtte steppe inn for meg da jeg måtte kaste inn håndkleet.  Vi må også sørge for flere som kan skrive logg, der ble det litt mye på en person.»

Lokal evaluering fra berørte?

–  Kunne det ha vært gjennomført en lignende evaluering i kommunen vår der en også hadde hentet inn synspunkter fra relevant publikum (alle planene gjelder for)?

– Det kunne det sikkert, men vi har nok ikke hatt kapasitet til det.

Planrevisjoner

– Når skal kommunens ROS-analyse og beredskapsplan oppdateres?

– Det bestemmes i planstrategien.

Hemmelighold

– Hvilke kriterier går kommunen ut fra når en holder deler av planene/dokumentene unntatt offentlighet?

– Vi følger lover og regler, og vil ha tett dialog med Statsforvalteren også her.

Innsyn

– 5. september 2023 sendte Hedalen.no brev til kommunen der vi bad om innsyn i kommunens gjeldende ROS-analyse. Først etter gjentatt purringer fikk vi sensurert dokument tilsendt 7.2.2024. Her viser vi til tidligere klageavgjørelse fra Statsforvalteren. Vi siterer:

«Kan innsynskravet avslås med grunnlag i kommunens ressurssituasjon? Med ressurssituasjon sikter vi til kommunens arbeidsbyrde og tilgjengelig bemanning.

Kommunens ressurssituasjon alene kan ikke begrunne avslag. En annen sak er at ressurssituasjonen kan få betydning for saksbehandlingstiden. Innsynskrav skal «avgjerast utan ugrunna opphald», jf. offentlighetsloven § 29 første ledd andre punktum.

I lovens forarbeider står det at «dette vil seie så snart som praktisk mogleg». Dersom behandlingen trekker ut i tid, kan saken miste aktualitet og relevans, i strid med hovedhensynene bak offentlighetsprinsippet.

I tillegg vil lang saksbehandling kunne svekke tilliten til forvaltningen. Avgjørende for saksbehandlingstiden er altså hva som er «ugrunnet» opphold i saksbehandlingen.

Om et innsynskrav er avgjort uten «ugrunna» opphold vil bero på om kravet reiser vanskelige spørsmål, krever nærmere undersøkelser, kravets omfang og hvilken arbeidsmengde organet ellers har. Ved stor arbeidsmengde må organet prioritere oppgavene på en forsvarlig måte. (…)

Ingen av forholdene kommunen har vist til, kan brukes som grunnlag for å avslå innsynskravet. Statsforvalteren opphever derfor kommunens avslag og sender saken tilbake til kommunen for ny vurdering.

Den nye vurderingen vil bestå i å identifisere hvilke opplysninger som er taushetsbelagte, for deretter å gi ut resterende opplysninger med mindre disse kan unntas på særskilt grunnlag.»

– Har du en kommentar til dette temaet?

– Vi skal alltid besvare henvendelser etter de reglene som er.