Brudd på kommuneloven?

Torsdag 23. mars var det møte i formannskapet. I innkallinga ser vi at det ikke var satt opp noen saker til møtet, og fortsatt står det at møtet er under planlegging.

Nå viser det seg at det var arealplanen som var tema på møtet – samme sak som skal behandles i formannskapsmøtet 27.4., og hele formannskapet og deler av administrasjonen var til stede. Det er ikke publisert noen møtebok etter formannskapsmøtet 23. mars.

Det hører med til historien at tre av formannskapets medlemmer har sendt inn innspill til arealplanen, og disse innspillene skal behandles i formannskapsmøtet 27.4. Møtet er lagt til Stavedalen og blir ikke overført på kommune-TV.

Møter i folkevalgte organer

Spørsmålene her er om møtet 23.3. var et møte i folkevalgt organ, og om en dermed må følge bestemmelsene i kommuneloven for slike møter. Dette har vi prøvd å finne svar på.

Formannskapet er et folkevalgt organ. Se § 5-1. Folkevalgte organer i kommuneloven. Ordføreren er møteleder i formannskapet. Kommuneloven § 6-1.

I kommunelovens paragraf 11-2 leser vi at folkevalgte organer skal behandle saker og treffe vedtak i møter.

§ 11-3. Innkalling og sakliste

«Lederen av et folkevalgt organ setter opp saksliste for hvert enkelt møte. Innkalling til møtet skal sendes til organets medlemmer med rimelig varsel. Innkallingen skal inneholde en liste over de sakene som skal behandles, og dokumentene i sakene. (…)

Møtet skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte, også hvis det antas at møtet vil bli helt eller delvis lukket etter § 11-5. Sakslisten til møtet og andre møtedokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelige for allmennheten.»

§ 11-5. Møtebok

«Det skal føres møtebok for møter i alle folkevalgte organer. Med unntak av delene som er unntatt fra offentlighet, skal møteboken være tilgjengelig for allmennheten. Møteboken skal inneholde opplysninger om
a) tid og sted for møtet
b) hvem som møtte, og hvem som var fraværende
c) hvilke saker som ble behandlet
d) hvilke vedtak som ble truffet
e) avstemningsresultat.

Hvis det blir vedtatt at et møte skal lukkes, skal hjemmelen for vedtaket tas inn i møteboken. Det samme gjelder for vedtak om at et medlem av organet er inhabilt eller får fritak av personlige grunner.»

«Arbeidsmøte» – et møte i folkevalgt organ?

Et sentralt spørsmål her er om «arbeidsmøtet» formannskapet hadde 24. mars, var et møte i folkevalgt organ. Agder kommunerevisjon ga i 2017 en uttalelse om hva som er et møte i kommunelovens forstand.

Vi siterer:

«Revisjonen vil her bemerke at i den grad hele formannskapet er samlet, så vil det være et møte i kommunelovens forstand, selv og det også er andre møtedeltakere til stede, i den grad man diskuterer saker som hører inn under formannskapets funksjonsområde.»

Revisjonen viser til professor Jan Fridthjof Bernt:

«Grensen mellom rene politiske samtaler innenfor partigrupper eller mellom partigrupper kan være flytende, men hvis medlemmene i det folkevalgte organet sitter sammen og diskuterer en sak de har eller skal ha til behandling, er det lite tvilsomt at dette skal anses som et møte i organet, selv om andre skulle delta. Det gjelder uavhengig av om man kaller dette et seminar, uformell samtale, forberedende byråd eller lignende.»

Ordføreren svarer

Hedalen.no har utfordret ordfører Marit Hougsrud til å kommentere det vi skriver.

– Du har nok helt rett i at vi skulle hatt innkalling og protokoll fra dette møtet, sier ordføreren.

– Hvem var til stede på møtet 24. mars?

– Alle i formannskapet, samt kommunedirektør Haakon Boie Ludvigsen, plansjef Mikael Franzén Rønningen og arealplanlegger Heidi Storbråten.

– Vi har fått opplyst at dere drøftet innspill til arealplanen på dette møtet. Er dette å anse som toveiskommunikasjon?

– Ja.

– Hva ble konklusjonen?

– Ingen konklusjon, annet enn at administrasjonen fikk bekreftet sin retning på arbeidet. Vi hadde en grovgjennomgang av innspillene, sett i lys av de planene vi har vedtatt før. På denne måten fikk både administrasjonen og politikere en kalibrering i forhold til dette. 

– Kunne dette ha stått i møteboka?

– Vet ikke. Det som eventuelt da måtte stå: «Grovgjennomgang av innspill til arealplan og gjennomgang av plan for arbeidet videre». Møtebok og protokoll er ofte ikke så veldig innholdsrike. Det er vel heller ikke et krav, når man ser på din liste over hva en møtebok skal inneholde.

– I møtekalenderen på kommunesida står det samme som ville stått i en protokoll: at det var et arbeidsmøte, at det ikke var noen saker, samt hvem som møtte. Når det står «ingen saker», så betyr dette i denne sammenhengen at det var ingen saker til behandling. Men vi skulle sikkert hatt dette i en protokoll.

– Vil det komme en møtebok etter møtet 24. mars?

– Det må jeg sjekke med administrasjonen.

Inhabilitet

Tre av formannskapets medlemmer har sendt inn innspill til arealplanen, og disse innspillene skal behandles i møtet 27.4.

Når det gjelder spørsmål om inhabilitet, viser ordføreren til vedlegget Habilitet i behandling av kommuneplanens arealdel.

Politikk og administrasjon

23. februar 2022 sendte Statsforvalteren brev til Sør-Aurdal kommune om et vedtak som ble truffet av kommunestyret i møte 16. desember 2021.

Vedtaket hadde denne ordlyden:

«Ordfører og Kommunedirektør initierer et arbeid for å sikre en bærekraftig kommuneøkonomi ved at det settes ned en arbeidsgruppe bestående av folkevalgte og administrasjon. Arbeidsgruppen settes sammen av 4 fra posisjon og 3 fra opposisjon med 1 vara fra hver gruppe.»

Et tema den gangen var om det var greit å opprette en arbeidsgruppe som bestod av både folkevalgte og administrasjon.

Blant annet dette skrev Statsforvalteren til kommunen:

«Kommuneadministrasjonen og de folkevalgte i kommunen har svært ulike roller. For å unngå en sammenblanding av disse rollene, kan et organ eller arbeidsgruppe eller lignende ikke bestå av både folkevalgte og administrasjonen; slike organer skal enten være folkevalgt eller administrativt.»

• Les oppslaget Statsforvalteren gjennomfører ikke lovlighetskontroll.
• Les også svarbrevet fra Statsforvalteren til Sør-Aurdal kommune.