Er det slik vi vil ha det?KOMMENTAR 

Torsdag 27. mars reiste vi spørsmål om formannskapets møte 23. mars 2022 inneholdt brudd på kommuneloven.

Dette skrev vi:

«Torsdag 23. mars var det møte i formannskapet. I innkallinga ser vi at det ikke var satt opp noen saker til møtet, og fortsatt står det at møtet er under planlegging.

Nå viser det seg at det var arealplanen som var tema på møtet – samme sak som skal behandles i formannskapsmøtet 27.4., og hele formannskapet og deler av administrasjonen var til stede. Det er ikke publisert noen møtebok etter formannskapsmøtet 23. mars.

Det hører med til historien at tre av formannskapets medlemmer har sendt inn innspill til arealplanen, og disse innspillene skal behandles i formannskapsmøtet 27.4. Møtet er lagt til Stavedalen og blir ikke overført på kommune-TV.»

• Les hele oppslaget.

Møteprotokoll kom på plass

Etter at Hedalen.no tok opp saken, har det kommet møteprotokoll. Den er skrevet av ordfører Marit Hougsrud og har samme dato som det første formannskapsmøtet, altså 23. mars.

Ovenfor har vi tatt skjermdump av møtekalenderen – slik den framstår 1. mai 2023.

• Her kan du lese møteprotokollen.

Budsjettkonferansen oktober 2022

Da formannskapet 27.4.2023 behandlet årsmelding og årsregnskap for 2022, viste økonomisjef Gry Engelsen til budsjettkonferansen samme år der det hadde vært drøftet/bestemt(?) å bruke mindre penger på sektoren oppvekst og kultur.

Denne konferansen ble gjennomført etter ordinært kommunestyremøte 20. oktober og er nevnt i innkalling i møtekalenderen. Der leser vi følgende: «Etter behandling av sakene, blir det budsjettkonferanse».

I møteboka står det følgende under «Diverse»: «kl. 12.30: Budsjettkonferanse»

Uttalelser fra Fylkesmannen/Statsforvalteren

Etter budsjettkonferansen i 2021 fikk Hedalen.no avslag fra kommunen på innsyn i et dokument som ble presentert på Sør-Aurdal kommunenes budsjettkonferanse 21.10.2021. Denne avgjørelse klaget vi inn for Statsforvalteren. Klagen ble tatt til følge.

• Her kan du lese hele brevet som Hedalen.no mottok fra Statsforvalteren.

Statsforvalteren skriver blant annet dette:

«Etter dette oppfatter Statsforvalteren at budsjettkonferansen i Sør-Aurdal omfattes av møtebegrepet i kommuneloven. Selv om den aktuelle saken var en orienteringssak, og det ikke ble fattet vedtak som gjelder budsjettet i møtet, må møtet anses som en del av en arbeidsprosess på et tidligere stadium hvor det senere skal fattes vedtak om budsjett.

De folkevalgte som var til stede hadde en reell mulighet til å påvirke den videre saksbehandlingen, da hele kommunestyret var innkalt til et kombinert kommunestyremøte og budsjettkonferanse. Det må legges stor vekt på at møtet gjaldt hvordan kommunen disponerer sine midler, og at det er stor offentlig interesse knyttet til dette.»

I en tilsvarende klagesak i 2018, der Hedalen.no også fikk medhold, skriver Fylkesmannen blant annet dette:

«Fylkesmannen vil avslutningsvis legge til at møter med folkevalgte skal følge saksbehandlingsreglene i kommunelovens kapittel 6, blant annet §§ 30 og 31.»

Saksbehandling i folkevalgte organer

Reglene for saksbehandling i folkevalgte organer finner vi i kapittel 11 i gjeldende kommunelov. Vi siterer:

Ǥ 11-3. Innkalling og saksliste
Lederen av et folkevalgt organ setter opp saksliste for hvert enkelt møte. Innkalling til møtet skal sendes til organets medlemmer med rimelig varsel. Innkallingen skal inneholde en liste over de sakene som skal behandles, og dokumentene i sakene. En sak skal settes på sakslisten hvis minst 1/3 av organets medlemmer krever det.

Møtet skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte, også hvis det antas at møtet vil bli helt eller delvis lukket etter § 11-5.

Sakslisten til møtet og andre møtedokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelige for allmennheten. (…)

§ 11-4. Møtebok
Det skal føres møtebok for møter i alle folkevalgte organer. Med unntak av delene som er unntatt fra offentlighet, skal møteboken være tilgjengelig for allmennheten. Møteboken skal inneholde opplysninger om

a) tid og sted for møtet
b) hvem som møtte, og hvem som var fraværende
c) hvilke saker som ble behandlet
d) hvilke vedtak som ble truffet
e) avstemningsresultat.
Hvis det blir vedtatt at et møte skal lukkes, skal hjemmelen for vedtaket tas inn i møteboken. Det samme gjelder for vedtak om at et medlem av organet er inhabilt eller får fritak av personlige grunner.

§ 11-5. Møteoffentlighet
Alle har rett til å være til stede i møter i folkevalgte organer dersom ikke noe annet følger av denne paragrafen. (…) »

Hedalen.no sine påstander:

Når saksliste mangler, vet ikke folkevalgte, presse og publikum hvilke orienteringer som skal gis, hvilke saker som eventuelt skal behandles, og hvem som skal delta.

Når saksdokumenter mangler, er saker som skal behandles, ikke opplyst, og både publikum, presse og ikke minst politikere har små muligheter til å forberede seg.

Når møtebok og møteprotokoll mangler, vet ikke de som ikke var til stede, hva som har skjedd.

Er det slik administrasjonen, de folkevalgte og innbyggerne i Sør-Aurdal vil ha det?