Mulig saksbehandlingsfeil i formannskapet blir «reparert» i kommunestyret

Torsdag 20. mars behandlet Sør-Aurdal formannskap sak 010/25 – oppheving av reguleringsplaner i kommuneplanens arealdel. Saken gjaldt både fjerning av urealiserte områder i dagens kommuneplan og oppheving av fem urealiserte reguleringsplaner.

Administrasjonen foreslo:

1. Å ta ut urealiserte områder som foreslått.
2. Å oppheve fem navngitte reguleringsplaner i tråd med plan- og bygningsloven § 12–14.

Kjensrud ble erklært inhabil – men ingen vararepresentant møtte

Ifølge møteprotokollen erklærte Roger Kjensrud seg inhabil fordi han er i familie med en grunneier som er berørt av ett av de urealiserte områdene. Inhabilitet ble enstemmig vedtatt. 1. vararepresentant var innkalt, men kunne ikke møte.

Dette kan ha fått betydning for utfallet. Ståle Borgersen (H) fremmet et endringsforslag til punkt 1, der ett område – formål bolig nr. 1, gbnr 103/1 Hedalen – skulle beholdes i planen.

Forslaget ble nedstemt med 3 mot 2, hvor ordførerens dobbeltstemme ble avgjørende. Det var Senterpartiets stemmer som utgjorde flertallet.

Hadde vararepresentant for Kjensrud vært til stede, kunne avstemningen blitt 3–2 motsatt vei, og da hadde ordføreren ikke kunnet brukt sin dobbeltstemme.

Ordføreren svarer

Hedalen.no tok saksbehandlingen opp med kommunen og stilte følgende spørsmål:

1. Er Kjensrud inhabil i hele saken, i og med at han kun er inhabil i ett av områdene som det er snakk om i saken?
2. Burde det ha vært vara til stede? 

Her gjengir vi hele svaret vi har fått på e-post fra ordfører Marit Hougsrud:

«I formannskapet den 20. mars behandlet vi sak «10/25 Oppheving av reguleringsplaner – Kommuneplanens arealdel». 

Roger Kjensrud varslet sin inhabilitet tirsdag kveld før møtet, og 1. vara ble kalt inn onsdag. Vedkommende kunne ikke møte, og vi behandlet saken uten vara til stede. 

Roger Kjensrud ble enstemmig erklært inhabil i møtet. 

Avstemningen ble 2-2 og ordførerens dobbeltstemme ble gjeldende. 

Så fikk vi spørsmål om lovligheten av vedtaket på to områder: 

1. Er Kjensrud inhabil i hele saken, i og med at han kun er inhabil i ett av områdene som det er snakk om i saken?
2. Burde det ha vært vara tilstede? 

Vi har sjekket dette med KS og har fått følgende svar fra advokaten (i kursiv):  

Inhabilitet  

Forvaltningslovens ordlyd trekker i retning av at man er inhabil i hele saken. § 6 første ledd beskriver inhabiliteten til å gjelde «en forvaltningssak». Det er også sterke praktiske grunner som tilsier en slik tolkning. Det vil fort kunne bli komplisert hvis man i en sak har en eller flere folkevalgte som kan delta i deler av behandlingen. Det kan antakelig tenkes unntak hvor det lett kan trekkes et skille, men jeg mener at den klare hovedregelen må være at en inhabil folkevalgt avstår fra å delta i hele saken.

Kommuneloven har regler om at et organ kan avholde møter selv om man ikke er fulltallig. Situasjonen med såkalte saksbehandlingsfeil oppstår kun når man kunne hentet inn varamedlemmer og det har hatt betydning for resultatet. I en del tilfeller kan situasjonen være slik at det ikke var mulig å forutse at det ville oppstå inhabilitet. I de tilfellene er det ikke engang snakk om en saksbehandlingsfeil. Problemet oppstår primært når noen folkevalgte ikke har vært oppmerksomme i forkant, slik de etter forvaltningsloven har plikt til å være.

Vara til stede

Det må nok anses som en saksbehandlingsfeil at det ikke var varamedlem til stede under møtet som kunne tre inn i stedet for den inhabile. Jeg understreker at selv om dette defineres som en saksbehandlingsfeil, kan den vanskelig lastes administrasjonen i kommunen. Det er ikke ukjent at habilitetsproblematikk dukker opp kort tid i forkant av et møte, slik at det ikke er tid til å sørge for at varamedlem kan stille.

Saksbehandlingsfeilen kan antas å ha virket inn på avgjørelsen, siden saken ble avgjort med ordførerens dobbeltstemme. Når en saksbehandlingsfeil antas å ha virket inn på denne måten, er resultatet som hovedregel at vedtaket er ugyldig (altså at det ikke har virkning).

Ugyldige vedtak kan imidlertid repareres, som det heter. Reparering kan for eksempel skje ved at overordnet organ får saken til behandling og treffer vedtak i saken. 

Konklusjon 

Vi har altså behandlet habilitetsspørsmålet riktig, men burde ha fått en vara til å stille. Det betyr at dersom vi får lovlighetskontroll på denne saken, vil vi kunne få saksbehandlingsfeil på grunn av at vi ikke hadde vara til stede. Jeg ønsker derfor å «reparere» dette (som KS kaller det) ved å ta saken til kommunestyret, slik KS har beskrevet.  

Saken blir sendt ut i en ekstra innkalling på mandag. Men saken er tilgjengelig på hjemmesiden og i politikerportalen under sakene til formannskapet.  

Tiltak framover:

Vi ser for oss at det kan komme flere saker framover i forbindelse med arbeidet med arealplanen der habilitetsspørsmål vil bli stilt. For å være så godt forberedt som mulig har planavdelingen selv tatt initiativ til en opplæringstime med KS. Der vil de i administrasjonen som vil ha nytte av dette, delta. I tillegg har formannskapet fått invitasjon. 

I tillegg må vi politikere stramme opp oss selv i forhold til egen habilitet. Her må vi være flinke til å gi beskjed i god tid, slik at vi har gode muligheter til å kalle inn vara.»