Statsforvalteren: – Fysiske kopier må også være lagt ut for gjennomsyn

Sist lørdag startet Hedalen.no arbeidet med å skrive om formannskapssakene som skal behandles på Tingvoll torsdag 1. juni.

Én av sakene vi viet oppmerksomhet, var første tertialrapport. I slutten av hoveddokumentet leste vi følgende:

«Utfyllende om de ulike områdene kan leses i Framsikt: bit.ly/3ojZiDa».

Framsikt er en skybasert løsning for helhetlig virksomhetsstyring. Analyse, planlegging, mål- og resultatstyring, budsjettering, rapportering og politikermedvirkning – alt i ett finnes og samme verktøy.

Vi tolket «bit.ly/3ojZiDa» som inngang til område kun for administrasjonen og politikere.

Spørsmål til Statsforvalteren

Med bakgrunn i dette sendte vi følgende spørsmål til Statsforvalteren i Innlandet:

«Vi viser til dette saksframlegget: https://innsyn.iktvaldres.no/sak/wfdocument.ashx?journalpostid=2023005559&dokid=310745&versjon=10&variant=A&

I slutten av saken leser vi følgende: «Utfyllende om de ulike områdene kan leses i Framsikt: bit.ly/3ojZiDa
Det er denne gangen kun lagd en elektronisk versjon.»

Allmennheten har ikke tilgang til Framsikt.

Vi viser til kommuneloven 11.3.: «Sakslisten til møtet og andre møtedokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelige for allmennheten.»

Vi tok feil

Sist mandag oppdaget vi at «bit.ly/3ojZiDa» kopiert inn i adressefeltet i en nettleser leder til åpent område i Framsikt.

• Her er tertialrapporten

Samme dag sendte vi e-post til Statsforvalteren der vi kansellerte henvendelsen. Tirsdag tok vi kontakt med kommunedirektøren og beklaget feilen. Samtidig etterlyste vi en klikkbar lenke slik at alle lett kunne finne den elektroniske versjonen av tertialrapporten i Framsikt.

Tok saken likevel

Seniorrådgiver David Larsen hos Statsforvalteren tok likevel tak i den første henvendelsen. Her er svaret vi mottok kl. 14.05 tirsdag:

»Viser til din e-post fra 27. mai 2023.

Ifølge kommuneloven § 11-3 skal møtedokumenter som regel «være tilgjengelige for allmennheten». Situasjonen du viser til, reiser spørsmålet om kommunen uoppfordret må publisere møtedokumentene, eller om møtedokumentene først må gjøres tilgjengelig etter forespørsel om innsyn.

I likhet med den tradisjonelle forståelsen av bestemmelsen i § 11-3 mener vi at kommunen uoppfordret må publisere møtedokumentene, det vil si legge dokumentene ut på et sted hvor alle har tilgang til dem.

Det er ikke nok å gjøre møtedokumentene elektronisk tilgjengelig, for eksempel på kommunens nettsider. Fysiske kopier må også være lagt ut for gjennomsyn.

All den tid møtedokumentene skal være fysisk tilgjengelig for allmennheten, vil publisering på internett være en frivillig tilleggstjeneste fra kommunens side. Dermed kan kommunen velge å begrense omfanget av dokumentene som legges ut på internett.»