Formannskapsmøtet sist tirsdag – ordføreren svarer

Tirsdag 9.2. var det formannskapsmøte på Tingvoll. Møtet ble overført via Kommune-TV. Like etter at møtet var åpnet, ble det lukket. Det oppstod også tekniske utfordringer. Vi har stilt ordfører Marit Hougsrud en rekke spørsmål etter møtet.

Lyd fra talerstol og dirigentbord fungerte stort sett bra. Lyden fra bordet der formannskapets øvrige medlemmer og saksbehandlere satt, var dårlig. Det kom også inn en forstyrrende lyd som lignet klapring i et tastatur. Hva kan dere gjøre for at dette skal fungere bedre?

– Vi kan sjekke mikrofonen som står på bordet, eventuelt bytte ut denne.

Er det kun én mikrofon på deling på bordet formannskapet sitter ved? Bør alle som skal si noe, da bruke talerstolen?

– Ja, det er en mikrofon på deling som i utgangspunktet skal være nok. Bruk av talerstolen kan være en løsning på problemet.

Hvordan bør ordføreren introdusere de som ber om ordet? (Dette var et offentlig møte som ble overført på video.)

– Ordføreren bør huske på at ikke alle kjenner alle, og bør dermed huske å bruke fullt navn.

Møte i folkevalgt organ

Her viser vi til Fylkesmannens brev til Sør-Aurdal kommune i 2017: Saksbehandlingsregler for folkevalgte organer – møteoffentlighet kunngjøring, møtebok – Sør-Aurdal kommune:

«Reglene om møteoffentlighet får liten eller ingen betydning, dersom det ikke kunngjøres på hensiktsmessig måte når møtene finner sted. Det følger av kommuneloven § 32 nr. 3 annet punktum at «møte i folkevalgte organer skal kunngjøres på hensiktsmessig måte. Dette gjelder også møter som det må antas vil bli helt eller delvis lukket etter § 31.»
I dette ligger det at det må kunngjøres når og hvor møtet skal holdes, slik at allmennheten vil få en reell mulighet til å benytte seg av sin rett til å være til stede. I forarbeidene til bestemmelsen Ot.prp. nr. 42 (1991-92) fremgår følgende om metoder for kunngjøring på side 284:

«Hovedpoenget er at bekjentgjøring skjer på en slik måte at det er grunn til å tro at meldingen vil nå ut til innbyggerne i lokalsamfunnet i rimelig tid før møtet – enten det skjer ved kunngjøring i lokalpressen, melding til de enkelte husstander eller på annen måte.»

Ved begynnelsen av møtet fortalte du at fondsstyret skulle behandle en sak. Denne delen av møtet ble lukket. Er møter i fondsstyret møte i folkevalgt organ?

– Nei, dette er et styre for næringsfondet vårt, på lik linje med andre styreverv vi har som politikere. Det er formannskapet som har oppnevnt dette styret.

Er møtebok fra fondsstyret et offentlig dokument?

– Nei, ikke på linje med dokumenter til folkevalgte organ. Men mange av disse sakne er heller ikke hemmelige. Akkurat denne var unntatt offentlighet. Innsyn i slike protokoller kan søkes om.

Mer om de to møtene tirsdag

Hvilke prosedyrer mener du skal følges ved åpning av møter i folkevalgte organer?

– Velkommen, navneopprop, gjennomgang av dagens saksdokument og rekkefølge.

Ved innledningen til formannskapet ble det bestemt at en orientering skulle gjennomføres i lukket møte. Det samme skjedde med en sak i fondsstyret. Hvorfor var ikke orienteringa kunngjort i innkallinga?

– Fordi den var unntatt offentlighet. Derimot kunne det stått på innkallingen: «Orientering unntatt offentlighet». Så det kan vi skjerpe oss på.

Bør ikke alle orienteringer/saker ha en tittel i sakslista?

– I noen saker lar det seg ikke gjøre, uten å komme inn på det som nettopp skal være unntatt offentlighet.

Hvordan skal behandling om lukking av deler av et møte gjennomføres?

– Det skal vedtas av det politiske organet.

Hvilket ansvar har formannskapets øvrige medlemmer og kommunedirektøren for å bidra til at møter gjennomføres i tråd med kommunelovens bestemmelser?

– Alle har ansvar for dette.